Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Aby Vám mohla společnost Reset Actors, se sídlem Františka Křížka 362/1, Holešovice, 170 00 Praha 7 (dále jen „RESET“) poskytovat služby, které zahrnují zastupování výkonných umělců – herců pro projekty filmové, seriálové, divadelní, rozhlasové, reklamní a obdobné (dále jen „Projekty“), zpracovává Vaše osobní údaje, a to v omezeném a nezbytném rozsahu.

I.    Jaké informace RESET zpracovává?

1.1.    RESET v souladu se zásadou minimalizace údajů od Vás shromažďuje a dále zpracovává pouze nezbytné množství osobních údajů, které zahrnují:

(i)   Identifikační údaje: jméno, příjmení, pseudonym, datum narození, rodné číslo, bydliště, fotografie;

(ii)   Kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa;

(iii)   Údaje nezbytné pro účetní zpracování: státní příslušnost, daňový domicil, údaje o placení DPH;

(iv)   Tělesné znaky: výška, váha, barva očí, barva vlasů, barva pleti, údaje o tetování, jizvách;

(v)    Údaje o zdravotním stavu: gravidita, tělesné postižení;

(vi)   Údaje o rodinném životě: mateřství, péče o člena rodiny;

(vii)    Údaje o schopnostech a dovednostech;

(viii)   Údaje o Vašich realizovaných nebo připravovaných rolích a autorských dílech, životopis;

(ix)   Údaje týkající se termínových kolizí a Vašeho kalendáře.

II.    Proč RESET osobní údaje zpracovává?

2.1   RESET zpracovává Vaše osobní údaje, aby Vám mohla poskytovat služby a plnit tak povinnosti, které RESET vyplývají ze smlouvy s Vámi uzavřené. Pokud byste z jakéhokoli důvodu odmítli poskytnout své osobní údaje, nebyla by RESET schopna své závazky vůči Vám plnit.

2.2    Zároveň RESET je povinna dodržovat právní řád a plnit právní povinnosti z platných právních předpisů (například daňových). Je-li RESET povinna zpracovat Vaše osobní údaje, aby mohla splnit povinnosti vyplývající z právních předpisů, je oprávněna Vaše osobní údaje užít za tímto účelem, avšak pouze v omezeném a nezbytném rozsahu.

2.3           Současně je RESET společností, která vyvíjí podnikatelskou činnost a která má oprávněný zájem chránit svá práva a nároky, jež jí z tohoto podnikání vyplývají. Za účelem oprávněného zájmu ochrany svých práv zpracovává RESETD Vaše osobní údaje pro případ, kdy by bylo nezbytně nutné prokázat, že Vás RESET zastupovala a/nebo že Vám poskytovala své služby.

III.    Jak dlouho RESET osobní údaje uchovává?

3.1    Všechny Vaše osobní údaje uchovává RESET po nezbytně nutnou dobu a v případě, že je již nepotřebuje, neprodleně je včetně existujících záloh a kopií odstraní.

3.2    V případě osobních údajů, které RESET zpracovává pro plnění s Vámi uzavřené smlouvy, pak tyto RESET zpracovává pouze po dobu trvání této smlouvy, příp. po dobu Vaší vzájemné spolupráce.

3.3    Některé Vaše osobní údaje musí RESET zpracovávat déle, a to po dobu, kterou ji ukládá příslušný právní předpis. Vždy se však jedná o osobní údaje zcela nezbytné k plnění právních povinností vyplývajících z právních předpisů (k tomu viz výše odstavec 2.2).

3.4    Pro případ, že by bylo nutné prokazovat vzájemnou spolupráci s Vámi u dozorových úřadů, nebo obecných soudů, uchovává RESET Vaše základní osobní údaje a hlavní údaje o Vaší spolupráci s RESET, nejdéle však po dobu 15 let po ukončení vzájemné spolupráce s RESET.

IV.    Komu RESET osobní údaje předává?

4.1    K některým činnostem a povinnostem, které vyplývají ze smlouvy s Vámi uzavřené, využívá RESET další společnosti – dodavatele, kterým Vaše osobní údaje zpřístupňuje. Těmito společnostmi jsou společnosti zajišťující pro RESET správu informačních technologií, právní, účetní a daňové poradenství, spolupracovníci přizvaní na konkrétní projekty.

4.2   RESET současně zpřístupňuje Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, pseudonym, životopis, fotografie, termínové možnosti třetím osobám zajišťujícím produkci Projektů, za účelem Vašeho aktivního obsazování do Projektů. Za stejným účelem mohou být RESET zpracovány prezentace, prostřednictvím kterých RESET realizuje pro třetí osoby zajišťující produkci Projektů zpracování rolí v připravovaných Projektech. Pro tyto prezentace RESET také využívá uvedené Osobní údaje za v tomto odstavci uvedeným účelem

4.3    Obsazení veškerých Projektů je uchováváno a archivováno na webových uložištích, jako je Dropbox (provozovaný společností Dropbox, Inc.) a Disk Google (provozovaný společností Google, Inc.). V případě, že jste se podíleli na přípravě Projektu, mohou být Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, fotografie a role, kterou jste ztvárnili, taktéž uloženy v rámci přehledu obsazení na těchto webových uložištích. Vzhledem k tomu, že mohou být Vaše osobní údaje předány v rámci těchto služeb i mimo území Evropské unie, postupuje RESET a třetí subjekt poskytující webové uložiště dle dohody Evropské unie a Spojených států amerických na ochranu osobních údajů, tedy tzv. štítu EU-US na ochranu soukromí (EU-US Privacy Shield) Framework (www.privacyshield.gov/welcome). Dle rozhodnutí Komise ze dne 12. 7. 2016 je legislativní ochrana osobních údajů v USA dostačující a odpovídající všem požadavkům platných evropských právních předpisů (Rozhodnutí Komise ze dne 12. 7. 2016).

4.4     RESET však dbá na zásady ochrany Vašich osobních údajů a pečlivě zajišťuje a ověřuje, aby všichni její dodavatelé byli zavázáni dodržovat všechny pravidla ochrany Vašich osobních údajů, zejména aby je dále nezpřístupňovaly jiným osobám, aby je nezneužívaly a/nebo s nimi jinak neoprávněně nenakládaly.

V.     Jaké Vám vyplývají ze zpracování osobních údajů práva?

5.1    Právo na informace

Jako subjekt údajů máte právo být informováni o zpracování svých osobních údajů, které se Vás týkají. Tyto informace zahrnují kontaktní údaje správce, účel a právní základ zpracování, informace o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů, době uchování osobních údajů, všechna práva subjektů údajů, důvod poskytnutí osobních údajů, dále údaj o předávání osobních údajů do třetích zemí mimo Evropskou unii a příp. též, informaci o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

5.2    Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo RESET požádat, aby Vám sdělila, zda o Vás zpracovává nějaké osobní údaje, a pokud ano, pak jaké. Samozřejmě můžete požadovat sdělení specifických údajů anebo kompletního přehledu všech osobních údajů.

RESET po Vaší identifikaci jakožto oprávněné osoby zašle požadované informace zcela zdarma.

5.3    právo na opravu, resp. doplnění

V případě, že o vás RESET zpracovává nepřesné, nesprávné nebo neúplné osobní údaje, máte právo VIVID požádat, aby je opravila, případně doplnila.

Aby byla RESET schopná opravu či doplnění zajistit, musí ověřit, zda jsou dosavadní zpracovávané osobní údaje přesné či úplné.

5.4     právo na výmaz

Toto právo můžete uplatnit u RESET v případě, že:

(i)         osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

(ii)        vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;

(iii)      osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

(iv)      osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti;

(v)        osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle článku 8 odst. 1 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

5.5   Právo na omezení zpracování

Toto právo Vám dává možnost požádat RESET, aby omezila zpracování Vašich osobních údajů, v případě, že:

(i)         popíráte přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, RESET mohla přesnost osobních údajů ověřit;

(ii)        zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;

(iii)      VIVID již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

(iv)      Vznesli jste námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody RESET převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Pokud RESET omezí zpracování na základě shora uvedeného, může Vaše osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovávat pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu. V takovém případě Vás RESET předem upozorní, že omezení zpracování bude zrušeno.

5.6   právo na přenositelnost údajů

Na základě tohoto práva můžete od RESET získat Vaše osobní údaje, které jste RESET poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a současně předat tyto údaje jinému správci.

Zároveň jste oprávněni RESET požádat, aby RESET Vaše osobní údaje předala ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu přímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

5.7   právo vznést námitku

Proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely oprávněného zájmu RESET chránit své právní nároky jste oprávněni vznášet u RESET námitky.

Pokud RESET neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, je povinna Vaše osobní údaje přestat zpracovávat.

5.8   Právo podat stížnost u dozorového orgánu

Domníváte-li se, že dochází a/nebo již došlo zpracováním Vašich osobních údajů k porušení právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů, můžete podat stížnost u dozorového úřadu v místě svého bydliště, nebo v místě výkonu své práce, nebo v místě porušení právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů.

V České republice je příslušným dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (oficiální stránky).

VI.   Jak uplatnit všechna shora uvedená práva?

6.1   Všechny žádosti o uplatnění shora uvedených práv můžete uplatňovat osobně v sídle RESET, nebo je zaslat písemně na adresu sídla RESET, též elektronicky na e-mailovou adresu petra@resetactors.com

6.2   Aby byla zajištěna náležitá ochrana Vašich osobních údajů a práv a nedocházelo k jejich zneužívání jinými osobami, musí RESET provést ověření Vaší identity. Ověření Vaší identity může proběhnout v případě osobního kontaktu prostřednictvím předložení Vašeho dokladu totožnosti. V případě jiného způsobu uplatňování Vašich práv než prostřednictvím osobního kontaktu, podepište e-mail zaručeným elektronickým podpisem nebo zašlete žádost s úředně ověřeným podpisem.

6.3   Nebude-li možné Vás z údajů uvedených v žádosti o uplatnění práv identifikovat, je RESET oprávněna Vás vyzvat k doplnění údajů, na základě kterých byRESET mohla dostatečně ověřit Vaši identitu. Nebude-li možné Vás ani po sdělení dodatečných informací identifikovat, nemůže společnost RESET Vaši žádosti vyhovět.

6.4   Společnost RESET vyřizuje všechny žádosti jí došlé bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od jejich doručení. Nebude-li možné Vaši žádost v této lhůtě zpracovat (zejména z důvodu složitosti žádosti), je společnost RESET oprávněna lhůtu pro vyřízení Vaši žádosti prodloužit až o dva měsíce. O této skutečnosti budete společností RESET informováni spolu s odůvodněním prodloužení lhůty, a to do 1 měsíce od doručení Vaší žádosti.

6.5   V případě, kdy společnost RESET vyhodnotí, že Vaše žádost nesplňuje shora uvedené požadavky pro její kladné vyřízení, je oprávněna Vaši žádost odmítnout o důvodech odmítnutí Vás informuje. V takovém případě jste oprávněn podat stížnost k dozorovému úřadu (k tomu viz odstavec 5.8) anebo požádat u obecných soudů o soudní ochranu.

6.6   V případě, že společnost RESET Vaši žádosti vyhoví, provede na základě tohoto rozhodnutí vhodná opatření a o těchto Vás informuje.

VII. Jak chráníme Vaše osobní údaje?

7.1   Prioritou RESETje ochrana Vašich osobních údajů před neoprávněným nebo nahodilým přístupem k Vašim osobním údajům, jejich změnou, zničením či ztrátou, neoprávněnými přenosy, před jiným neoprávněným zpracováním, jakož i před jiným zneužitím Vašich osobních údajů.

7.2   RESET za tímto účelem přijala příslušná technická a organizační opatření včetně vnitřního školení zaměstnanců o nakládání s osobními údaji. RESET pravidelně veškerá opatření zabezpečení osobních údajů testuje, kontroluje a ověřuje jejich aktuálnost, přiměřenost a adekvátnost.

7.3   RESET provádí také nahodilé kontroly a audity svých dodavatelů, kterým zpřístupnila Vaše osobní údaje za účelem zjištění dodržování ochrany osobních údajů.

7.4   Současně jsou všichni zaměstnanci RESET, stejně jako všichni její dodavatelé a jejich zaměstnanci smluvně a/nebo na základě zákona zavázáni mlčenlivostí o všech informacích a osobních údajích, které jim byly zpřístupněny.